作为与人们日常生活息息相关的机构，医院每天都要处理大量的医疗文档和材料，包括各种病例、胶片、诊断书等等，因而单纯依靠传统手工库房管理的方式已经明显无法满足医疗机构当今信息管理的需求：纸质文档的缺陷自不必说，没有备份的原始病例容易丢失或污损；医院内部很难对文档进行调阅，更不要说远程共享，不但无法满足现代化办公的需求，也不能适应“国际电子医疗信息化趋势”；文档的手工查阅费时费力，劳动强度很大，工作效率难以提高；一旦出现归档错误，很难找到所需的重要病例资料；胶片文件在无特殊防护条件下保存，极易受到水、火及虫鼠叮咬等的威胁，如发生霉变则影响日后观察效果，从而造成不可挽回的损失；影像病例档案库“片满为患”，随着病例档案数量的进一步增加，有限的存储空间给档案存储与管理带来了诸多不便，相关费用亦大幅上升。　

利用指南者高清拍摄仪将纸质文件转化为电子版，并利用指南者高清拍摄仪独有的条码识别功能将文件存放到指定的文件夹，指南者高清拍摄仪的扫描速度最快可达一秒，快速实现纸质病案图像数字化，为医院病案数据化奠定基础。同时，数字化病案的使用，可以隔离纸质病案，可以大大降低病案的物理存储空间，避免病案内容丢失与损坏，更有效地保护病案原件。

可通过医院其他信息系统提供的数据接口，实现病案信息与HIS系统、PACS系统、脑电图像系统、心电图像系统、检验数据系统、手术室操作录像系统等的数据交换。